inkoopproces

Hoe verloopt het inkoopproces?

Uit onze enquete blijkt dat de meeste verkopers wel weten hoe het inkoopproces werkt. Om daar echt heel zeker van te zijn, hierbij toch nog een korte uitleg:

Inkoop werkt volgens een helder proces, zoals links afgebeeld.

Het inkoopproces bestaat uit 3 fases:

  1. Het bepalen van de strategie
  2. Het tactische inkoopproces
  3. Het operationele inkoopproces

De inkoopstrategie

De inkoopstrategie bepaalt of- , en met welk doel inkopers het inkoopproces uitvoeren (hoe in te kopen) Het inkoopproces kan verdeeld worden in 2 belangrijke fases: het tactische gedeelte en het operationele gedeelte.

In het tactische inkoopproces wordt bepaald wat er bij welke leverancier op welke wijze wordt gekocht; hoe de strategie wordt uitgevoerd.

Het tactische inkoopproces

Stap 1: Bepalen van de behoeften
Deze eerste stap van het inkoopproces is het bepalen van de specificatie, de behoeften vande organisatie. In dit stadium praat de inkoper met interne gebruikers van het product en soms eindklanten. Ook worden consultants met specifieke kennis van de bepaalde product groepen in dit stadium ingezet. De inkoper probeert precies te achterhalen wat er nodig is en test dit bij de interne gebruikers. Is alles echt nodig? Wat is absoluut noodzakelijk en wat is handig om te hebben?

Stap 2: Evalueren + selecteren van leverancier
De tweede stap is de evaluatie en selectie van de leverancier. De eerste initiele selectie wordt uitgevoerd gebaseerd op marktkennis, reputatie en toegankelijkheid tot de leverancier.

Vaak worden gegevens uit het marktonderzoek gebruikt voor de eerste selectie. In een uitgebreid inkoopproces is de eerste stap van de leveranciersselectie de RFI (Request For Information) Hierbij wordt op basis van algemene eisen en de specificatie van het product of de dienst, onderzocht welke leveranciers geschikt zijn om deel te nemen aan de volgende stap, de RFP (Request For Proposal) De RFP bevat alle informatie die de leverancier nodig heeft om een offerte te maken.

Eindresultaat

Het eindresultaat van deze fase is, afhankelijk van de strategie en het type inkoper, een of twee leveranciers die het beste voldoen aan de behoeften en die min of meer gelijk zijn in het product of de dienst die zij aanbieden. Als de prijzen en andere commerciele voorwaarden dicht bij elkaar liggen, zullen er twee leveranciers overblijven. Indien dit niet het geval is, zal er in het gemiddelde tactische inkoopproces 1 leverancier overblijven wanneer het inkoopteam naar de volgende stap gaat.

inkoopproces

Stap 3: Onderhandelen en contracteren
In deze stap zullen de laatste vragen en nog open issues besproken worden met de geselecteerde leverancier(s). Prijsonderhandelingen worden gestart.

Afhankelijk van het type inkoper worden de contractonderhandelingen gestart met slechts een beperkt aantal leveranciers, zelden wordt er met meerdere leveranciers tegelijkertijd onderhandeld. Wanneer inkopers onderhandelingen over prijs en contract met een leverancier starten, kan de leverancier er voor 80% zeker van zijn dat hij de geselecteerde leveranciers is.

Dit betekent niet dat inkopers niet naar een andere leveranciers zullen overstappen indien de onderhandelingen zich niet ontwikkelen zoals zij zich dat hadden voorgenomen, maar dit zal niet zo snel gebeuren. Zeker voor inkopers die werken met een inkoopteam, is dit het geval. Zij moeten voor elke belangrijke beslissing terug naar het team en een al vaak met moeite tot stand gekomen beslissing opnieuw bespreken.

inkoopproces

Gevolgen verkoper

Voor de verkoper betekent dit dus dat als het lang stil blijft na het indienen van een offerte, hij zeer waarschijnlijk niet de eerste keuze is. Krijgt hij eerst de kans om zijn offerte toe te lichten, prijs aan te scherpen en vragen te beantwoorden dan is hij een van de gegadigden. Hierna kunnen 2 dingen gebeuren:

1. De leverancier wordt uitgenodigd om de voorwaarden van het contract te bespreken. Hij is dan met 80% zekerheid de eerste keuze.

2. Het blijft daarna lang stil van de zijde van de inkoper; dan is de inkoper met een andere leverancier aan het onderhandelen. Komt de inkoper vervolgens na die tijd toch nog terug dan zijn de onderhandelingen met de andere leverancier waarschijnlijk mislukt.

Ontvang gratis de nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen tussen inkoop en verkoop

SCHRIJF U GRATIS IN